Export RSS des offres - Seulement les offres à la une : Non / Profil : 04 - Catégorie A - Assistant ingénieur (ASI)-->J - Gestion et Pilotage - Assistant-e en gestion administrative

2026-1446 - Responsable administratif adjoint F/H

Mon, 12 Oct 2026 22:10:38 Z

Domaine / métier : 04 - Catégorie A - Assistant ingénieur (ASI)/J - Gestion et Pilotage - Assistant-e en gestion administrative
Nature de l'emploi : Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels
Description du poste :
Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans). Placé.e sous la hiérarchie de la responsable administrative, le ou la responsable adjointe assure les missions suivantes : 1) Adjoint-e à la responsable du Collège doctoral : Prendre en charge des activités déléguées par le ou la responsable administrative Assurer la coordination et/ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet Instruire des dossiers complexes en vérifiant la conformité règlementaire, parfois en interaction avec d’autres services de l’université Élaborer des outils de pilotage et d’aide à la décision :réaliser des tableaux de bord, assurer la synthèse, l’analyse et le suivi d’indicateurs pour produire des bilans et des statistiques sur le déroulement du doctorat (indicateurs des ED et contrats doctoraux) Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure Participer aux réunions des instances du collège doctoral et représenter le collège doctoral auprès des services de l’université et des partenaires extérieurs par délégation de la responsable administrative Coordonner les aspects logistiques de la structure Assurer, le cas échéant, l'encadrement des personnels et leur apporter ressources et expertise dans les domaines de gestion administrative 2) Coordonner l’activité des gestionnaires des écoles doctorales de Sorbonne université : Assurer l’encadrement technique et administratif des gestionnaires d’ED :participation au recrutement, accompagnement de l’intégration et de la prise de fonction, formations internes pour la réalisation de leurs missions, référent.e sur l’expertise technique, appui à la responsable administrative pour la mise en oeuvre des actes de gestion liées à la carrière des agents (promotions, primes, compte-rendus d’entretiens professionnels des agents…) Animer un groupe de travail, en collaboration avec la responsable du DIADM, composé des gestionnaires d’ED et des personnels du DIADM en vue de : Assurer la continuité de service Suivre l’évolution de la réglementation relative au doctorat et assurer un même niveau de connaissances de la règlementation pour l’ensemble des personnels concernés Assurer la circulation de l’information interne 3) Assurer la gestion administrative des contrats doctoraux et des missions d’enseignement doctorales : Encadrer un.e gestionnaire administrative des contrats doctoraux (cat B) et des missions d’enseignement doctorales Assurer le suivi des campagnes des recrutements des doctorants et des actes de gestion RH pour les contrats doctoraux et les missions d’enseignement doctoral Mettre en cohérence les pratiques concernant les contrats doctoraux et les missions doctorales entre les facultés

Connaissances : Connaissance de l’organisation, du fonctionnement de l’ESR et de la fonction publique Connaissance approfondie du domaine du doctorat et de la recherche Connaissance du statut des agents publics et des différents types de contrats doctoraux Notions de base en droit privé et public Savoir-faire : Encadrer des personnels Conduire des entretiens Animer un réseau Conduire un projet Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire Réaliser des outils de pilotage et d’aide à la décision Savoir réaliser des traitements statistiques simples Maîtriser les outils bureautique et applications liées au périmètre d’activités : Sipad, Siredo, Apogée, ADUM… Informer et rendre compte à sa hiérarchie Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée Savoir être : Capacité d’écoute et de transmission Capacité à travailler en équipe Aptitude à interagir avec différents interlocuteurs et publics Aptitude à la négociation Savoir organiser son activité et celles des personnels placés sous sa hiérarchie Capacité à réagir rapidement aux sollicitations de la structure Respect de la confidentialité Rigueur dans la hiérarchisation des priorités
Niveau d'études : Niveau 5 - Bac + 2
Langue / Niveau :
Anglais : 3 - Niveau avancé (B1)

2026-1387 - Chargé de l'assistance fonctionnelle et du paramétrage du Système d'Informations Etudiant F/H

Fri, 28 Aug 2026 22:10:10 Z

Domaine / métier : 04 - Catégorie A - Assistant ingénieur (ASI)/J - Gestion et Pilotage - Assistant-e en gestion administrative
Nature de l'emploi : Emploi ouvert uniquement aux contractuels
Description du poste :
La personne en charge de l’assistance fonctionnelle du SIE exercera ses missions, sous la responsabilité hiérarchique du chef de pôle FI et fonctionnelle de la coordinatrice et de la responsable SI Études et formation au sein du pôle Formation initiale de la DFTLV. Elle travaillera en collaboration étroite avec les services SIE facultaires ainsi que la direction des systèmes d’information (DSI) de Sorbonne Université. Son activité se situe dans le cadre d’une démarche qualité globale au sein de la DFTLV. CDD de 12 mois, renouvelable. Missions principales : Paramétrages des opérations annuelles : Participer au paramétrage des référentiels des applications utilisées en scolarité, Apogée principalement Participer à l’implémentation de l’offre de formation dans les outils SI Formation en lien avec les facultés Participer au paramétrage des droits d’inscriptions et webservices associés Participer au paramétrage des diplômes et leurs modèles en adéquation avec les référentiels du ministère Participer au paramétrage et tests des applications préalables à l’ouverture des opérations d’inscriptions en lien avec les facultés et la DSI En lien avec les directions concernées, participer aux périodes biannuelles de régularisations Participer à la modélisation des maquettes de formation Conception, assistance et conseil / Participation aux évolutions du SI Formation : Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion du SI Formation Contrôler la qualité des données saisies dans les applications du SI Formation et transmettre aux services SIE facultaires dans le cadre de phases de correction Aider à l’identification et l’analyse des difficultés fonctionnelles rencontrées par les facultés ; en lien avec la DSI, proposer des solutions à partir des besoins métiers Accompagner les utilisateurs dans la prise en main des applications et leur pratique des applications Formation (Accompagner, former et assister) Participer à la rédaction de la documentation utilisateurs et élaborer des supports techniques et en assurer leur mise à jour régulière Assurer la hotline sur les outils utilisés et apporter son aide aux différentes parties prenantes Dans le domaine Scolarité, participer au plan de formations (PAF) des personnels de Sorbonne Université (animer des sessions de formation ; rédiger les supports techniques y afférant) En lien étroit avec le chef de projet, participer activement au projet pour l’étude et la mise en œuvre de l’application PEGASE Bilans, veille et réseaux : Participer aux réunions du réseau réunissant l'ensemble des scolarités des composantes et la DSI Organiser le partage de bonnes pratiques auprès des différents acteurs facultaires Participer à la production de bilans et d'enquêtes ; élaborer et renseigner des tableaux de bords liés à son activité Alimenter l'espace de ressources en ligne et le mettre à jour Participer aux réunions de l'Amue

Connaissances transversales requises : Connaissance des méthodes d’accompagnement au changement Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France Connaissance générale de l’organisation et du fonctionnement des universités Savoir-faire : Conduite de réunion Connaissance du travail en mode projet Conception de tableaux de bord Capacité à hiérarchiser et à prioriser ses activités Prévention et gestion des conflits ou situations sensibles Savoir réguler des dysfonctionnements Maîtrise des outils de gestion et de communication informatiques Structurer et rédiger un document d’information technique ou réglementaire, une note et une synthèse Connaitre les techniques de communication Capacité à interagir avec les autres directions Maitrise de Business Object et Excel fortement recommandé Savoir-être : Excellent relationnel et sens du travail en équipe Sens des responsabilités et de l’initiative Esprit de synthèse, sens de l’analyse Disponibilité, réactivité et respect des cadres Adaptabilité et autonomie Logique et rigueur Sens du service public Confidentialité
Niveau d'études : Niveau 5 - Bac + 2
Langue / Niveau :
Anglais : 3 - Niveau avancé (B1)