CDD de 3 ans.

Missions :

Le/la secrétaire général.e a pour mission d’assurer le pilotage, le suivi des activités et l’établissement des bilans d’activité de l’Institut. La gestion administrative et financière de l’Institut est administrée par la cellule de soutien aux structures de l’Alliance Sorbonne université dont dépendra le/la secrétaire général.e.
L’Institut COSMOS développe des actions de recherche et de formation avec ses partenaires locaux, nationaux et internationaux, ainsi que des actions grand public. La mission du/de la secrétaire général.e sera d’aider au quotidien à la mise en œuvre pratique, au suivi et à la communication autour de ces actions.

La fiche de poste pourra être amenée à évoluer en fonction des progressions des activités et des nécessités de service.

Activités principales :

• Assister la direction de l’Institut dans ses responsabilités scientifiques, administratives, d’animation et de valorisation
• Centraliser et tenir à disposition de la direction de l’Institut une information complète et fiable pour faciliter la prise de décision et le pilotage de l’Institut
• Représenter l’Institut auprès de ses différents partenaires, en particulier ses partenaires internes
• Participer au développement de nouveaux partenariats en interne et en externe à l’ASU et faire vivre les partenariats existants
• Piloter et assurer la bonne mise en œuvre du plan d’action et des projets de l’Institut
• Organiser, piloter et assurer le bon déroulement et le suivi des actions d’animations scientifiques et de valorisation (écoles d’été, journées thématiques, colloques, conférences-concerts, concerts participatifs, professeurs invités, appels à projet internes, fête de la science, etc.)
• Assister la direction de l’Institut à la conception puis mettre en œuvre et suivre les actions de formations innovantes à et par la recherche en coordination avec les UFR et départements de formation
• Organiser et coordonner le reporting de l’activité de l’Institut (consolidation de données, suivi d’indicateurs, faits marquants, bilans annuels etc.).
• Proposer et conduire une politique de communication en interne et en externe, en coordination avec la direction de la communication de Sorbonne Université
• Concevoir ou mettre en œuvre les outils de communication (site web, réseau sociaux, chaîne YouTube, lettre d’information…) en lien avec la direction de la communication de SU
• Contribuer à l’établissement du budget annuel de l’Institut et assurer son exécution et son suivi en coordination avec les gestionnaires des services centraux et des laboratoires associés
• Assurer la conduite et la coordination des activités administratives et financières de l’Institut
• Organiser et suivre les réunions des instances de gouvernance de l’Institut telles que le Comité exécutif et le Conseil

Connaissances transversales requises :

• Intérêt pour le monde de la recherche fondamentale, en sciences de l’Univers et dans le domaine des humanités, et bonne connaissance de ses acteurs, institutionnels et industriels
• Bonne connaissance de Sorbonne Université et plus généralement des milieux de l'enseignement supérieur, de la recherche et du monde socio-économique en lien avec la thématique de l’Institut
• Une expérience de la recherche serait un plus
• Connaissance des dispositifs régionaux, nationaux, européens et internationaux de financement de la recherche
  Connaissance générale de la règlementation relative aux établissements publics (ex. marché public)
• Connaissances budgétaires générales
• La pratique de SIFAC ou SAP serait un plus
• Maîtrise de l’anglais à l’écrit et à l’oral (niveau B2 minimum)

Savoir-faire :

• Capacité à interagir avec une grande variété d’interlocuteurs, au sein de l’Alliance Sorbonne Université et parmi les acteurs du monde de l’enseignement supérieur et de la recherche, en France et à l’étranger, mais aussi le monde des arts et du spectacle
• Jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision
• Savoir représenter l’Institut COSMOS auprès de ses partenaires académiques et non académiques.
• Conduire un projet : organiser et assurer la bonne conduite du projet, déterminer des indicateurs de suivi et de performance, élaborer des tableaux de bord, analyser les risques, établir des retour d’expérience
• Exploiter des données, analyser des résultats et savoir restituer les conclusions de ces analyses
• Identifier et mobiliser les moyens humains nécessaires à la réalisation des objectifs de l’Institut
• Savoir animer un collectif et conduire des réunions
• Rédiger des rapports ou des documents synthétiques
• Assurer des activités de veille sur les sujets en relation avec la thématique de l’Institut et les missions du poste
• Savoir rendre compte de son activité
• Communiquer efficacement à l’oral et à l’écrit
• Adapter ses explications en fonction de ses interlocuteurs
• Utiliser des outils bureautiques et de gestion
• Savoir identifier les informations et évènements d’intérêt de l’Institut pour permettre leur diffusion (site web, newsletter, …)

Savoir être :

• Capacité de conceptualisation, de prospective et à développer un plan d’action
• Conduire ses actions avec sens du service à l’utilisateur final
• Esprit d’équipe
• Sens de l’organisation et capacité à tenir les délais
• Capacité d’adaptation et d’anticipation
• Capacité d’autonomie et d’initiative
• Rigueur et réactivité
• Sens relationnel, discrétion et diplomatie
• Curiosité intellectuelle et créativité